Zaman Yönetiminde Aktivite Kaynaklarının Ve Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi

Zaman yönetiminde aktivitelerin  sıralanması tamamlandıktan sonra yapılması gereken ilk iş aktivite kaynaklarının tahminlemesi yapılmalıdır.Aktivite kaynakları tahminlemesi yapılmazsa ne mi olur?
Başınıza büyük belalar açabilir benden söylemesi :)

Proje yöneticisi olarak kaynak yetersizliği durumu ile karşılaşabilirsiniz,kaynaklarınız elinizden alınır ancak siz onların gereksinimini tahminlemediğiniz için  gerekliliğinnde tam olarak farkına varamazsınız.En basitinden kaynak yetersizliğinden  dolayı bile projeniz fail olabilir.Bu gibi durumlarla karşılaşmamak için  kaynak tahminlemesi yapılması gerekir.Kaynak planlaması ve kordinasyonunu yaptığınızda yaygın olarak karşılaşılan  bu tip sorunlarla karşılaşmazsınız.
Kaynak tahminlemesinde yapmanız gereken  şeylerden  bazıları şunlar olmalı:

• Projenizin  hangi kaynaklara  ihtiyacı olabileceğini tahminlemek
• Kaynakların mevcudiyetini kontrol etmek
• Potansiyel alternatif kaynakları  belirlemek
• iç kaynaklarla tamamlanmayacak olan aktivitelerin dış kaynaklarla   verimli şekilde tamamalanıp tamamlanamayacağını kontrol etmek
• benzer projelerdeki kaynak kullanımı ile ilgili   tarihsel kayıtları kontrol etmek 

Kaynakları tahminlediniz yapmanız gereken sıradaki  iş Aktivite sürelerini tahminlemek.

Aktivite  sürelerinin  tahminlenmesinde  yapılmaması gereken ancak ülkemizde en çok yapılan bir hatadan bahsetmek istiyorum .İngilizcesi padding olan öngörülenin üzerine örnek veriyorum %20,%30  ekleyerek tahminleme yapma. Ne olur ne olmaz payı :)

Bunu yapılması veya yapılmasına izin vermek tahminlemede  zayıf proje yönetiminin işaretidir.

Proje yöneticisi olarak bunun yapılmasına müsade etmemek gerekir o nedenle yapılan tahminlemeleri  iyi analiz etmelisiniz.

Tahminlemeyi proje yöneticisi yapmaz işi yapacak olan kişiler yapar.Peki proje yöneticisi ne yapar bu süreçte  rolü nedir?

• Takıma doğru tahminleme yapılabilmesi için gerekli olan bilgiyi sağlar
• padding yapılmasına iizn vermez
• Yedek gereken aktiviteleri belirleyip onlar için yedekleri formülüze eder
• Tahminleri gözden geçirmek için tahminlerin kaydedilmesini sağlar

Tahminlerde 4 tip yöntem kullanılır.
.Tek bir tahminleme yapılır:Detaylı zaman planlanması yapılmayacaksa
.Yukarıdan aşağı tahminleme:yönetim beklentisinintakım tarafından anlaşılması sağlanırız
.Parametrik tahminleme:Bir birim ölçülür oradan yola çıkılarak tahminleme yapılır

. 3 nokta tahminleme: En iyi senaryo, En kötü senaryo, en muhtemel senaryo zamanlarına göre tahminleme yapılır.


Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi

Proje Zaman Yönetimibde Aktivitelerin Tanımlanması Ve Sıralanması

Bir önceki yazımda proje yönetiminde zaman yönetimine bir başlangıç yapmıştık.

Proje zaman yönetimi bilgi alanında yer alan süreçlerdenAktivitelerin tanımlanmasını  birlikte ele alalım.

Aktivitelerin tanımlanmasında  proje teslimatlarını üretmek için yapılması  gereken  aktivitelerin belirlenmesi sürecidir.

WBS in oluşturulmasında teslimatları alt seviyede  iş paketlerine kadar ayrıştırıyordukBu süreçte ise  work package ları ayrıştırarak  aktiviteleri tespit ediyoruz.

WBS de  iş paketlerini oluşturmak  kapsam yönetiminin bir parçası iken iş paketleri aktivitelerini oluşturmak  zaman yönetiminin bir parçasıdır.

Aktiviteleri  belirlemek tahmin, çizelgeleme ,izleme ve kontrol için temel teşkil eder.

Aktivitelerin doğru şekilde tanımlanıyor olması  zamanın dogru planlanmasında ve yönetiminde oldukça önemlidir.

Aktivitelerin belirlenmemesi durumunda daha üst seviyede planlama yapılır.Proje işleri yapıldıkça  aktiviteler daha belirgin hale gelir ve planlama daha detaylandırılır.Bu tip planlamaya Yaklaşan dalga planlama denir.

Proje aktiviteleri tanımlandıktan sonra aktivitelerin sıralanması gerekmektedir.

Bu sürecin amacı  aktiviteler arasındaki mantıksal ilişkileri belirlemek ve   bu ilişkileri dokumante etmektir.

Özellikle işlerin  zaman çizelgelemesi yapılırken hangi işlerin hangi sıra ile yapılması gerektiği ve hangi işlerin  paralel yapılabileceği açısından oldukça önemlidir.

ilk ve son aktivite dışında her aktivitenin bir öncülü ve bir ardılı olmka zorundadır.

Network diagram aktiviteler arasındaki mantıksal ilişkiyi gösterir
Network diagrama zaman tahminlerinide yerleştirirseniz   critik yol ortaya çıkacaktır.


Aktiviteler sıralnırken aktiviteler arasında   3 tip ilişki olabilir zorunluluk açısından :

1. Hard logic zorunluluk:Bir iş bitirilmeden diğerine geçilmez.
2. Soft logic:İstege baglı zorunluluktur bir nevi
3. external :proje dışından gelen  zorunluluk

Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi

Proje Zaman Yönetiminde Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması

Zaman yönetimi öyle bir konu ki sadece proje yönetiminde değil hayatın  her alanında çok ama çok önemli.

Ben bu yazıma  dogrudan dogruya proje yönetiminde zaman yönetiminden bahsederek  başlamak istemiyorum .  

Nasıl mı başlıcam tabiki klasik zamanın tanımı  ile :)Nette biraz araştırdım zaman nedir diye işte çıkan bir kaç tanım :

• Bir eylemin içinde geçtiği, geçmekte olduğu ya da geçeceği süredir yani kısaca iki hareket arasındaki süre olarak tanımlayabiliriz. Görelilik ve kuantum varsayımlarına göre zaman ile uzay birbirleriyle doğrudan ilişkili ve bağlantılıdır.
• Zaman veya vakit, ölçülmüş veya ölçülebilen bir dönem, uzaysal boyutu olmayan bir kontinyum.Zaman kavramı, tarih boyunca felsefenin ilgi alanlarından biri olmasının yanı sıra matematik ve fizik çalışmalarının da önemli alanlarından biridir.

Einstein izafiyet teorisini  ortaya attığından bu yana, fizikçiler dünya üzerinde dört boyut bulunduğunu kabül ediyorlar. O zamana kadar bilinen ve kabül gören üç boyut olan uzunluk, yükseklik ve genişliğe ek olan diğer fiziksel boyut ise zaman olarak biliniyor.

Zaman hayatın ta kendisi aslında bana göre  onun yönetimide aslında hayatın yönetiminin tam odak noktası desek yanılmayız.Hal böyleyken tabikide Proje yönetimindede  durum farklı olmayacaktır.Siz istediğiniz kapsam, maliyet , kalite yönünden   müthiş iş çıkarın zamanında çıkarmazsanız geç kalırsanız  bir anlamı olmayabilir.

Şöyle bir örnek aklıma geldi tam yılbaşı  kutlaması   organizasyonu   yapan bir şirket olun ve bir şirketin bu organizasyonunu proje haline dönüştürün .Yemekler ,ortam, müzik,servis,kalite her şey ama her şeyi süper  hale getirin ama 31 aralık taraihine yetiştiremezseniz yani zaman yönetimini yapamazsanız  proje ne olur ? Tabiki Çöp

Bilmem anlatabiildim mi bu örnekle  zaman yönetiminin önemini projede  :) Devam edelim o halde.

Projenin hedeflenen zamanda  tamamlanabilmesi için proje yöneticisi ve ekibinin bilmesi gereken  temel konuların ele alındığı  proje yönetimi bilgi  alanıdır.

Zaman Yönetimi bilgi alanında ele alınan süreçler şunlardır:

1. Zaman Çizelgesi yönetiminin planlanması
2. Aktivitelerin tanımlanması
3. Aktivitelerin sıralanması
4. Aktivite kaynaklarının tahmin edilmesi
5. Aktivite sürelerinin tahmin edilmesi
6. zaman çizelgesinin  geliştirilmesi
7. zaman çizelgesinin kontrolü

Bu adımları ezbere bilmelisiniz sınava girerken  onu söyliyeyim Biliyorum ezber işi sıkıcı ama yapacak bir şey yok :(

Zaman Çizelgesi yönetiminin planlanmasında hangi çizelgeleme metodu kullanılacak hangi çizelgeleme aracı kullanılacak hangi tahminleme yöntemi kullanılacak ve zaman çizelgesi  temel çizgisine göre  nasıl yönetileceği gibi zamanyönetimi ile ilgili  yönetimsel  kararlar yer alır.

Diğer süreçleri bir sonraki yazımda devam ediyor olacağım.

Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi

Proje yönetiminde Kapsam Kayması

Kapsam yönetiminden bir önceki yazımda bahsetmiştim .Kapsamın kontrolünün,   Kapsam yönetim planına göre yapıldığından da   bahsetmiştim .

Bu yazımda sizinle  kapsam kontrolünün yapılmasındaki  temel amaç olan Kapsam kaymasının önüne geçmekle ilgili internette rastladığım bir videoyu  paylaşmak istiyorum.

Video ingilizce ancak anlaşılması kolay bir dil  kullanılmış;

iyi seyirler ,

Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi

Proje Kapsam Yönetimi

Bu yazımda Proje yönetiminde ki bir diğer bilgi alanı olan Kapsam Yönetiminden bahsediyor olacağım.
Kapsam yönetimi  nedir  ? sorusu ve cevabı ile başlayalım .
Kapsam Yönetimi,  bir projenin başarıyla tamamlanabilmesi için  gerekli iş adımlarının  belirlenerek  bunların  detaylı olarak ele alındığı  ve sadece bu işlerin yapıldığına emin olmak için izlendiği süreçlerin yer aldığı  proje yönetimi bilgi alanıdır diye ifade edilebilir.

Bu bilgi alanında yer alan  süreçler şunlardır:

• Kapsam yönetiminin planlanması(Planlama)
• Gereksinimlerin Toplanması(Planlama)
• Kapsamın Tanımlanması(Planlama)
• İş Kırılım Yapısının Oluşturulması(Planlama)
• Kapsamın Onaylanması(İzleme ve Kontrol)
• Kapsamın Kontrolü (İzleme ve Kontrol)

Birşey dikkatinizi çeksin  yukarıda oda şu,Süreç grubu olarak sadece planlama ve izleme kontrol grubuna ait süreçlerden oluşuyor bu bilgi alanı bu aklınızın bir kenarında olsun .
Kapsamın önceden nasıl belirleneceği ,yönetileceği ve nasıl kontrol edileceğinin önceden planlanması gerekmektedir işte bu planlama Kapsam yönetim  planlamasında yapılır.

Kapsam ,projedeki işler yürütülmeye başlanmadan önce detaylı olarak belirlenmeli ve onayı alınmalıdır.Gereksinimler tüm paydaşlardan alınmalı.Projelerde kapsam dışında iş yapılmaz müşterinin hoşuna gitsin diye(Gold plating yoktur kesinlike izin verilmez unutmayın   :)  )

Ürün kapsamı ve proje kapasmaı karışabiliyor bazen  bu kavramları açıklamakda yarar var ;

Ürün kapsamı  ürünün özellikleri ve fonksiyonları
Proje kapsamı  bir ürün veya hizmetin teslimi için yapılması gereken işler aktiviteler

proje kapsamının başarı ile tamamlanması  proje yönetim planı ile  karşılaştırılarak ölçülür.

Gereksinimlerin toplanmasında paydaşlardan projenin hedeflerini  karşıulmak için  gerekli olan ihtiyaçları alınıp dokumante edilir.

Kapsamın tanımlanmasında  belirlenen gereksinimlere göre projenin kapsamı  çıkarılır.

İş kırılım yapısının(WBS) oluşturulması sürecinde ise kapsam tanımına uygun olarak iş kırılım yapsıı oluşturulur.İş kırılım yapısı planlamanın  temelini oluşturur.İş kırılım yapısının en alt bileşeni iş paketleridir..
İş kırılım yapısında her bir madde numaralandırılır buna ise hesap numaraları(code of account) denir. Projenin süre ve maliyet tahminleri bu iş paketleri ve aktivite  seviyesinde tahminlendirilir.

İş kırılım yapısı   bağımlılıkları göstermez.Projenin hiyerarsik resmidir  ve mutlaka her projede olmalıdır.

İşlerin ve iş paketleri seviyesine kadar  parçalanmasına ayrıştırma (decomposition )denir .Bunu bilmeniz önemlidir.

Kapsam Temel çizğisi:Proje kapsamı+WBS+WBS  sözlüğünden oluşur(bunuda bilmenizde çok fayda var)

Kapsamın onaylanması sponsor veya müşteri tarafından yapılır ve olmazsa olmazdır proje yönetiminde.Bu süreçte  kabul edilen teslimatlar  veya değişiklik talepleri olabilir.
Kapsamın kontrolü sürecinde kapsamdan sapmaların olup olmadığı kontrol edielir.Kapsamın kontrolü kapsam temel çizgisine göre yapılır.

Herkese bu yolda iyi çlşm

Yazılarım orjinaldir alıntı yapıyorsanız lütfen kaynak gösterin .

Yaşar ERKAN(PMP)

  

Proje Entegrasyon Yönetimi

Merhabalar bu yazımda bir önceki yazımda  bir giriş yaptığım bilgi alanlarından Entegrasyon Yönetimini  biraz daha detaylı incelemeye başlayacağım.Entegrasyon Yönetimi projenin sadece bir alanını (zaman,maliyet,kalite) ilgilendiren süreçleri içermeyip tamamını ilgilendiren süreçler burada ele alınır.

Adındanda anlaşıldığı gibi farklı süreç grupları içerisinde yer alan süreçlerin birbiri ile entegrasyonunun sağlanması amaçlanmaktadır bu bilgi alanındaki  süreçlerde:

Nedir bunlar diye bakalım hızlıca:

• Proje başlatma belgesinin geliştirilmesi (Başlatma )
• Proje yönetim planının geliştirilmesi(Planlama)
• Projenin yönetilmesi ve yönlendirilmesi(Yürütme)
• Proje çalışmlarının izlenmesi ve kontrol edilmesi(İzleme ve Kontrol)
• Entegre değişiklik  kontrolünün gerçekleştirilmesi(İzleme ve Kontrol)
• Projenin yada fazın kapatılması(Kapatma)

Başlatma süreç grubunda sadece  yer alan iki süreçten biri olan Proje başlatma belgesinin yayınlanması süreci bu bilgi alanında yer alır.

Bu bilgi alanı ile ilğili bence şunlar akılda tutulmalı:
.Entegrasyon aktiviteleri birleştirir insanları veya takımı değil
.Proje başlatma belgesi bu bilği alanında geliştirilir
.proje yönetim planı geliştirilir ve yönetim planı projenin nasıl yürütüleceği ,izlenip kontrol edileceği yer alır
.projeler proje yönetim planına göre izlenir
.izleme ve kontrol projenin başından kapanışına kadar proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrolü devam eder.
. Entegre değişiklik ve kontrolün gerçekleştirilmesi sürecine düzeltici ,önleyici,tekrar çalıştırıcı tüm faaliyetler dahildir.

Herkese iyi çlşm


Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi

Proje Süreçleri ve Bilgi Alanlarına Genel Bir Bakış

Bir önceki yazımda proje süreç grupları nelerdir  ve bu süreç grubu  netür süreçlerinden oluşur kısaca bahsetmiştim .Bu yazımda ise Bu süreç grubunda yer alan toplam  47 süreçten ve 10 tane bilgi alanından bahsediyor olacağım.Daha sonraki yazılarımdada bu süreçlerden ve bilgi alanlarından  daha  detaylı olarak bahsediyor olacağım.

Süreç Gruplarımızı hatırlayacak olursak:

1. Başlangıç
2. Planlama
3. Yürütme
4. İzleme ve Kontrol
5. Kapanış

Proje yönetimi PMBOOK 5 e göre 10 tanede bilgi alanından oluşur:

Bunlar ise sırasıyla

1. Proje Entegrasyon Yönetimi(6 Süreç)
2. Proje Kapmsam Yönetimi(6 süreç)
3. Proje Zaman Yönetimi(7 süreç)
4. Proje Maliyet Yönetimi(4 süreç)
5. Proje Kalite Yönetimi((3 süreç)
6. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi(4 süreç)
7. Proje İletişim Yönetimi(3 süreç)
8. Proje Risk Yönetimi(6 süreç)
9. Proje Tedarik Yönetimi(4 süreç)
10. Proje Paydaş Yönetimi(4 süreç)

Sonuncu Bilgi alanı  olan Proje Paydaş Yönetimi PMBOOK 5 ile  gelen bir alandır.Buda göstermektedirki PMI  paydaş yönetiminin proje yönetimindeki önemine dikkati daha fazla çekmek  istemektedir.

Süreç gruplarının Bilgi alanlarının ve süreçlerin  şematize hali aşağıdaki tabloda yer almaktadır.Bu tablo istanbul kurumsal gelişimden aldığım  eğitim esnasında elime geçmişti.Bunuda sizlerle paylaşayım .Bu tabloyu sınava hazırlanırken  mutlaka herzaman gözünüzün önünde bulundurmanızda fayda var hatta   tamamını ezbere çizebilecek şekilde   sınava girmeniz gerekmekte.O derece  iyi bilmeniz gerekmektedir bu tabloyu. 

Yaşar ERKAN