Proje Yönetiminde İletişim Yönetimi Ve Önemi

Wikipedia ya göre  İletişim, iletilen bilginin hem gönderici hem de alıcı tarafından anlaşıldığı ortamda bilginin bir göndericiden bir alıcıya aktarılma sürecidir.

Peki Etkin iletişim nedir ?

Etkin iletişim ,bilginin doğru biçimde doğru zamanda ,doğru kişilere ve doğru etkiyi yaratarak sağlanması demektir.Etkin iletişimde sadece ihtiyaç duyulan bilgi sağlanır.













Proje yönetiminde projenin başarısı hususunda  proje yöneticisinin  etkin iletişimi çok önemli bir faktördür.

Bu anlamda proje yöneticileri zamanlarının büyük bir bölümünü   ekip üyeleriyle gerek organizasyon içi gerek organizasyon dışı paydaşlarla iletişim kurmaya ayırmak durumundadırlar.

Proje yöneticisinin iletişim yönünden güçlü özellikle sahip olmalı.İlk aklıma gelen özellikler:

• Aktif ve etkin dinleyebilmeli
• Dogru sorular sorabilmeyi bilmeli
• Özetleme ve toparlamayı yapabilmeli
• Müzakere tekniklerini bilmeli

Proje iletişim yönetimi,proje bilgilerinin  zamanında ve uygun şekilde planlanması ,toplanması ,üretilmesi ,dağıtılması,saklanması ,erişilmesi yönetilmesi ,kontrol edilmesi  ,izlenmesi  ve nihai olarak tanzim edilmesi sürecidir.

Proje iletişim yönetimi süreci  kendi içinde 3 alt süreci barındırır:

1. İletişim Yönetim planlanması
2. İletişim Yönetilmesi
3. İletişim Kontrolü

İletişim Yönetim planlanması:Proje iletişim planını  ve yaklaşımını  geliştirme sürecidir.Bu sürecin ana faydası paydaşlara en etkili ve verimli şekilde iletişim kurma yaklaşımını belirlenmesi ve belgelenmesidir.
Proje iletişiminin planlanması projenin nihai  başarısı için  önemlidir.
iletişimin planlanması yetersiz olması durumunda mesajın geç iletilmesi,bilginin yanlış hedef kitleyle  paylaşılması yada mesajın yanlış anlaşılması yada yorumlanması gibi sorunlara neden olabilir.

İletişim Yönetilmesi:Bilginin oluşturulması,toplanması,dağıtılması,saklanması  sürecidir

İletişim Kontrolü:Proje yaşam döngüsü süresince iletişimi izleme ve kontrol etme sürecidir


Proje bilgilerinin  etkin iletişiminin sağlanması için kullanılabilcek metodlar şunlardır:

• İnteraktif iletişim:Çok yönlü bir bilgi alışverişi gerçekleştirilir.
• itme iletişimi:Bilgi,onu  edinmesi gereken belirli alıcılara gönderilir.Mektup,email,rapor,sesli posta vb
• Çekme iletişimi:Çok büyük boyutlu bilgiler  büyük boyutlu kitleler için  alıcıların  kendi takdirlerine bağlı olarak  erişmelerini gerektirir.Örnek intranet  siteleri,e-ögrenme vb

Burada sınava yönelik bir hatırlatma yapmak istiyırum .Bu metodlardan soru gelebiliyor bilginize sunulur.

Sınav demişken sınavda gelen bir diğer husustan daha bahsetmek istiyorum oda iletişim kanallarıın hesaplanması.Bunun içinde şu formülü kullanıyorsunuz

n*(n-1)/2

n:Paydaş sayısı

Yaşar ERKAN(PMP)

Endüstri Mühendisi