Proje yöneticisinin projenin başarılı şekilde ilerlmesinini sağlayabilmesinin en önemli şartı projenin proje planı dahilinde gidip gitmediğinin izlenmesi ve kontrol edilmesidir.Proje planı bu anlamda proje yöneticisinin en önemli argümanıdır.Proje planı aslında gerçeğin bir anlatımı değil,sadece geleceğin nasıl şekilleneceğine dair bir görüştür ve hiç bir zaman gerçekler proje planı ile %100 uyumlu ilerlemez.Plan işlerin yeterince hızla gidip gitmediğini ölçebilmesi için önemli bir referanstır.
Proje planındaki bir işte geçikme varsa örnegin Plana göre 1 Eylülde başlması gereken iş 2 Eylülde başladıysa ve bu iş kritik yol üzerindeki bir iş bu proje planınızın 1 gün aksamayla tamamlanmasına neden olacaktır.Nezaman bu gecikme yaşanmayabilir.
Proje yöneticisi projesini plana göre izler ve bu gecikmeyi fark eder ve bu gecikmeyi telafi edecek çözüm senaryolarıı işletirse bu gecikme yaşanmaz.
Gecikmek başlı başına bir sorun değildir ve zaman zaman olabilir asıl sorun olana bu gecikmenin ve etkilerinin farkında olmayıp önlem almamaktır.
İlerlemeyi ölçmenin anahtarı,ilerlemenin sadece görevler üzerinde çalışıyor olmakla değil ,görevleri tamamlamakla ilgili olduğunu anlamaktır.
20 günlük bir çalışmanın 10 . gününde olmanız yarısını tamamlandığız anlamına gelmeyebilir sadece planlanan zamnın yarısını kullandığınız anlamına gelecektir.
Bu nedenle görev bazlı işin kaçıncı gününde olduğuyla değil nekadarının tamamlandığıyla ilgilenmek gerekir.Bu ölçüm bazı görevlerde oldukça zor olabilir .Bazı görevlerin sonucu elle tutulur maddi ürünler iken bazı görevlerin sonuçları böyle çıktılar üretmez.Ancak mutlaka dolaylıda osla ölçülebilen bir çıktı üretirler.
Bu nedenle proje yöneticisi işin zamnı ile tamamlanması yüzdesinin orantılı gidip gitmediğini kontrol etmeli ve sorgulamalıdır.
İnsanlara güvenmek güzeldir ancak başlı başına yeterli değildir.Bu nedenle görevlerin çıktıları istenmeli görevin tamamlanması kontrol edilmelidir.
Örnek veriyorum bir analiz raporu çıkması gerekiyorsa bir haftalık görev süresinin sonucunda .Görev tamamlandı deniyorsa bu görevin çıktısı olan analiz raporu istenmeli genelde olsa bir incelenmeli.
Projenin izlenmesi ve kontrol edilmesi yapılırken iki yol izlenebilir
- Proje planında beklenen durumla kıyaslamak
- Gidişat olarak gözlem yapmak.
Zaten hiç bir proje bir anda iki hafta gecikecek duruma gelmez adım adım bu gecikmeler oluşur.
Yukardada belirttim gibi projelerde sorunlar ,gecikmeler olacaktır bu çok doğaldır.Gecikmelerin olması sorun değildir.Proje yöneticisi olarak reaktif bir yaklaşımda olmayıp proaktif bir yaklaşıma sahip olunması gerekir.
Zaten herşey yolunda gidecekse proje yöneticisine neden ihtiyaç duyulsunki.İlerlemeyi izlememizin ve ölçmemizin en önemli nedeni aksaklıkları zamanında fark ederek projeyi hızlandırmak için gerekli önlemleri almaktır.
Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi
