Proje yönetiminde Kapsam Kayması

Kapsam yönetiminden bir önceki yazımda bahsetmiştim .Kapsamın kontrolünün,   Kapsam yönetim planına göre yapıldığından da   bahsetmiştim .

Bu yazımda sizinle  kapsam kontrolünün yapılmasındaki  temel amaç olan Kapsam kaymasının önüne geçmekle ilgili internette rastladığım bir videoyu  paylaşmak istiyorum.

Video ingilizce ancak anlaşılması kolay bir dil  kullanılmış;

iyi seyirler ,

Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi

Proje Kapsam Yönetimi

Bu yazımda Proje yönetiminde ki bir diğer bilgi alanı olan Kapsam Yönetiminden bahsediyor olacağım.
Kapsam yönetimi  nedir  ? sorusu ve cevabı ile başlayalım .
Kapsam Yönetimi,  bir projenin başarıyla tamamlanabilmesi için  gerekli iş adımlarının  belirlenerek  bunların  detaylı olarak ele alındığı  ve sadece bu işlerin yapıldığına emin olmak için izlendiği süreçlerin yer aldığı  proje yönetimi bilgi alanıdır diye ifade edilebilir.

Bu bilgi alanında yer alan  süreçler şunlardır:

• Kapsam yönetiminin planlanması(Planlama)
• Gereksinimlerin Toplanması(Planlama)
• Kapsamın Tanımlanması(Planlama)
• İş Kırılım Yapısının Oluşturulması(Planlama)
• Kapsamın Onaylanması(İzleme ve Kontrol)
• Kapsamın Kontrolü (İzleme ve Kontrol)

Birşey dikkatinizi çeksin  yukarıda oda şu,Süreç grubu olarak sadece planlama ve izleme kontrol grubuna ait süreçlerden oluşuyor bu bilgi alanı bu aklınızın bir kenarında olsun .
Kapsamın önceden nasıl belirleneceği ,yönetileceği ve nasıl kontrol edileceğinin önceden planlanması gerekmektedir işte bu planlama Kapsam yönetim  planlamasında yapılır.

Kapsam ,projedeki işler yürütülmeye başlanmadan önce detaylı olarak belirlenmeli ve onayı alınmalıdır.Gereksinimler tüm paydaşlardan alınmalı.Projelerde kapsam dışında iş yapılmaz müşterinin hoşuna gitsin diye(Gold plating yoktur kesinlike izin verilmez unutmayın   :)  )

Ürün kapsamı ve proje kapasmaı karışabiliyor bazen  bu kavramları açıklamakda yarar var ;

Ürün kapsamı  ürünün özellikleri ve fonksiyonları
Proje kapsamı  bir ürün veya hizmetin teslimi için yapılması gereken işler aktiviteler

proje kapsamının başarı ile tamamlanması  proje yönetim planı ile  karşılaştırılarak ölçülür.

Gereksinimlerin toplanmasında paydaşlardan projenin hedeflerini  karşıulmak için  gerekli olan ihtiyaçları alınıp dokumante edilir.

Kapsamın tanımlanmasında  belirlenen gereksinimlere göre projenin kapsamı  çıkarılır.

İş kırılım yapısının(WBS) oluşturulması sürecinde ise kapsam tanımına uygun olarak iş kırılım yapsıı oluşturulur.İş kırılım yapısı planlamanın  temelini oluşturur.İş kırılım yapısının en alt bileşeni iş paketleridir..
İş kırılım yapısında her bir madde numaralandırılır buna ise hesap numaraları(code of account) denir. Projenin süre ve maliyet tahminleri bu iş paketleri ve aktivite  seviyesinde tahminlendirilir.

İş kırılım yapısı   bağımlılıkları göstermez.Projenin hiyerarsik resmidir  ve mutlaka her projede olmalıdır.

İşlerin ve iş paketleri seviyesine kadar  parçalanmasına ayrıştırma (decomposition )denir .Bunu bilmeniz önemlidir.

Kapsam Temel çizğisi:Proje kapsamı+WBS+WBS  sözlüğünden oluşur(bunuda bilmenizde çok fayda var)

Kapsamın onaylanması sponsor veya müşteri tarafından yapılır ve olmazsa olmazdır proje yönetiminde.Bu süreçte  kabul edilen teslimatlar  veya değişiklik talepleri olabilir.
Kapsamın kontrolü sürecinde kapsamdan sapmaların olup olmadığı kontrol edielir.Kapsamın kontrolü kapsam temel çizgisine göre yapılır.

Herkese bu yolda iyi çlşm

Yazılarım orjinaldir alıntı yapıyorsanız lütfen kaynak gösterin .

Yaşar ERKAN(PMP)

  

Proje Entegrasyon Yönetimi

Merhabalar bu yazımda bir önceki yazımda  bir giriş yaptığım bilgi alanlarından Entegrasyon Yönetimini  biraz daha detaylı incelemeye başlayacağım.Entegrasyon Yönetimi projenin sadece bir alanını (zaman,maliyet,kalite) ilgilendiren süreçleri içermeyip tamamını ilgilendiren süreçler burada ele alınır.

Adındanda anlaşıldığı gibi farklı süreç grupları içerisinde yer alan süreçlerin birbiri ile entegrasyonunun sağlanması amaçlanmaktadır bu bilgi alanındaki  süreçlerde:

Nedir bunlar diye bakalım hızlıca:

• Proje başlatma belgesinin geliştirilmesi (Başlatma )
• Proje yönetim planının geliştirilmesi(Planlama)
• Projenin yönetilmesi ve yönlendirilmesi(Yürütme)
• Proje çalışmlarının izlenmesi ve kontrol edilmesi(İzleme ve Kontrol)
• Entegre değişiklik  kontrolünün gerçekleştirilmesi(İzleme ve Kontrol)
• Projenin yada fazın kapatılması(Kapatma)

Başlatma süreç grubunda sadece  yer alan iki süreçten biri olan Proje başlatma belgesinin yayınlanması süreci bu bilgi alanında yer alır.

Bu bilgi alanı ile ilğili bence şunlar akılda tutulmalı:
.Entegrasyon aktiviteleri birleştirir insanları veya takımı değil
.Proje başlatma belgesi bu bilği alanında geliştirilir
.proje yönetim planı geliştirilir ve yönetim planı projenin nasıl yürütüleceği ,izlenip kontrol edileceği yer alır
.projeler proje yönetim planına göre izlenir
.izleme ve kontrol projenin başından kapanışına kadar proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrolü devam eder.
. Entegre değişiklik ve kontrolün gerçekleştirilmesi sürecine düzeltici ,önleyici,tekrar çalıştırıcı tüm faaliyetler dahildir.

Herkese iyi çlşm


Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi

Proje Süreçleri ve Bilgi Alanlarına Genel Bir Bakış

Bir önceki yazımda proje süreç grupları nelerdir  ve bu süreç grubu  netür süreçlerinden oluşur kısaca bahsetmiştim .Bu yazımda ise Bu süreç grubunda yer alan toplam  47 süreçten ve 10 tane bilgi alanından bahsediyor olacağım.Daha sonraki yazılarımdada bu süreçlerden ve bilgi alanlarından  daha  detaylı olarak bahsediyor olacağım.

Süreç Gruplarımızı hatırlayacak olursak:

1. Başlangıç
2. Planlama
3. Yürütme
4. İzleme ve Kontrol
5. Kapanış

Proje yönetimi PMBOOK 5 e göre 10 tanede bilgi alanından oluşur:

Bunlar ise sırasıyla

1. Proje Entegrasyon Yönetimi(6 Süreç)
2. Proje Kapmsam Yönetimi(6 süreç)
3. Proje Zaman Yönetimi(7 süreç)
4. Proje Maliyet Yönetimi(4 süreç)
5. Proje Kalite Yönetimi((3 süreç)
6. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi(4 süreç)
7. Proje İletişim Yönetimi(3 süreç)
8. Proje Risk Yönetimi(6 süreç)
9. Proje Tedarik Yönetimi(4 süreç)
10. Proje Paydaş Yönetimi(4 süreç)

Sonuncu Bilgi alanı  olan Proje Paydaş Yönetimi PMBOOK 5 ile  gelen bir alandır.Buda göstermektedirki PMI  paydaş yönetiminin proje yönetimindeki önemine dikkati daha fazla çekmek  istemektedir.

Süreç gruplarının Bilgi alanlarının ve süreçlerin  şematize hali aşağıdaki tabloda yer almaktadır.Bu tablo istanbul kurumsal gelişimden aldığım  eğitim esnasında elime geçmişti.Bunuda sizlerle paylaşayım .Bu tabloyu sınava hazırlanırken  mutlaka herzaman gözünüzün önünde bulundurmanızda fayda var hatta   tamamını ezbere çizebilecek şekilde   sınava girmeniz gerekmekte.O derece  iyi bilmeniz gerekmektedir bu tabloyu. 

Yaşar ERKAN 

Proje Yönetiminde Süreç Grupları Nelerdir?

Bu  yazımda proje yönetim süreç grupları nelerdir  bu konuya bir giriş yapıyor olacağız.Proje yönetimi  aslında uygulanması gereken  bir süreçler topluluğu .PMI  bu süreçleri belli bir metodoleji ile  gruplamış  bulunmakta.Süreç grupları şunlardan oluşmaktadır

1. Başlangıç Süreçleri
2. Planlama süreçleri
3. Yürütme Süreçleri
4. İzleme  ve Kontrol Süreçleri
5. Kapanış Süreçleri

Başlangıç Süreç Grubu:Projenin başlama sı için gerekli olan izinlerin alınması ve proje yöneticisinin atanması  süreçlerinden oluşuyor.

Planlama Süreç Grubu:Proje hedeflerinin belirlenmesi hedeflere ulaşmada  alternatif planların oluşturulması  ve en uygun planların seçilmesine ait süreçleri içermektedir.

Yürütme Süreç Grubu:Projenin kapsamında yer alan gereksinimlerin  yerine getirilmesi için belirlenen planların  hayata geçirilmesi sürecidir.

İzleme ve Kontrol Süreç Grubu:Yürütülen çalışmların düzenli olarak izlenmesi ve kontrol edilmesini içeren süreçlerden oluşmaktadır.

Kapanış Süreç Grubu:Kapanış süreç grubunda  projenin kapanışının resmi olarak yapılmasına ve devredilmesine yönelik çalışmalarına ilişkin  süreçler yer almaktadır.

Planlama ve yürütme süreç grupları arasında   izleme ve kontrol  süreci sonuçlarına  göre sürekli   bir etkileşim vardır.Yukarıda aralarındaki ilişki çok net bir şekilde tanımlanmış.

Herkese Başarılar

Yaşar ERKAN

Proje Başarı Kriterleri Nedir

Bu yazımızda  Proje Yönetiminde Başarı Kriterleri nelerdir onları birlikte ele alıyor  olacağız.Bir proje ,şirkete çok para kazandırıyorsamı,  şirketi çok büyütüyorsa mı ,yoksa  verimliliği artırıyorsa mı  başarılı  bir proje yapmış oluyor.Aslında hiç biri değil bunlar projenizin sonucunda sağlanıyorsa   kesinlikle çok  güzel sonuçlar ancak  bunlar sizin projenizi başarılı şekilde  yönettiğiniz anlamına gelmiyor.

Sizin proje yönetimi başarı performansınız şu kriterlerle  değerlendirilir:

1. Projenizi  hedeflenen zamanda veya aralığında bitirebildinizmi nekadar sapma  yaşadınız(OnTime)
2. Projeniz için ayrılan bütçeye nekadar sadık  kalabildiniz  sapma yaşadıysanız nekadarlık sapma yaşadınız(On Budget)
3. Projenizin Kapsamına nekadar sadık kalabildiniz kapsamdan sapmalar var ise sapma yüzdeniz ile ölçülüyor olacak tır.(OnScope)

Aklınızda kalması için bir kısaltma sizlere  (OTOBOS)

Bunlara ilave olarak birde kalite kriterlerini ve kalite gereksinimlerini sağlamş olmanız gerekmektedir tabiki.

Bu kriterler den birinde  dahi yaşayacağınız   büyük bir sapma projenin başarılı şekilde değerlendirilmesine gölge düşürebilir veya  tamamen sonlandırılmasına dahi sebep olabilir.

Bu kriterler aslında birbirleriyle öylesine iç içe geçmiş durumdadirlerki  birinde yaşayacağınız büyük bir sapma  büyük bir ihtimalle dogrudan diğerlerinide etkileyecektir.

Kapsamda  büyük sapmalarınız var ise  gereksiz işler yapıyorsunuz demektir ve  zamanda veya bütçede büyük ihtimalle sıkıntı yaşayacaksınızdır veya  proje zaman çizelgesinde geride kaldıysanız budurum  büyük ihtimalle bütçenizde  sapmalara neden olacaktır.

Siz proje yöneticisi olarak bu üç kriteri  bir arada  başarılı şekilde yönettiyseniz  projenizin başarılı şekilde değerlendirilmesi için  yapmanız gereken  temel şeyleri yaptınız demektir.Yoksa baştada belirttiğim gibi o proje nin sonucunda  kurumunuzun çok para kazanması verimliliği artırıp artırmadığınız veya  kurumunuzun projenizi nekadar kullanabildiği sizin başarı kriteriniz değildir.Siz proje yöneticisi olarak üzerinize düşeni yaptınız  içiniz rahat  olsun  :) O kimin sorunu ilerleyen yazılarda ondan da bahsediyor olucam .
Çalışmaya devam .
Saygılarımla


Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi

Proje,Program ve Portföy Nedir Farkları nedir?

Proje,Program ve Portföy Nedir Farkları nedir?

Proje yönetimi ile ilgili ikinci yazımızda Proje ,program ve portföy  yönetimi nedir aralarındaki farklar ve ilişkiler nedir onu değerlendiriyor olacağız.

Portföyler ,programlar ve projeler arasındaki işişkiyi şu şekildedir;portföy stratejik hedeflere ulaşmak için  bir bütün halinde yönetilen  projeler,programlar ve alt portföyler ve operasyonlar toplamıdır.

Programlar portföy içinde bir grup oluşturur ve portföyü destekleyen alt programlardan ve projelerden oluşur .Bir proje illaki bir programa bağlı olacak diye bir şey yoktur  dogrudan portföye bağlı yürütülebilir .Ancak Her program  kendi içinde mutlaka altprogram veya proje barındırır.

PMBOOK  da aslında  portföy,program ve projeler arasındaki ilişki çok iyi şekilde  şematize edilmiş.Bunu incelemeniz yeterli diye düşünüyorum.Aşağıdaki şema PMBOOK dan alıntıdır.

Portföy yönetimi doğru programları veya projeleri seçerek kurumun  stratejilerine uyum sağlamaya çalışırken  program yönetimi ise  belirtilen faydalara ulaşmak için projeler ve program bileşenleri arasında
uyumu sağlar ve aralarındaki bağımlılıkları kontrol eder.

Kısaca bence portföy için  kurum stratejileri  kelimleri kritik ,program ise ortak fayda  kelimleri kritik kelimelerdir.

Herkese iyi çlşm.


Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi

Proje ve Proje Yönetimi Nedir ?

Proje ve Proje Yönetimi Nedir ? 

Proje yönetimine ilişkin ilk yazımı taze bir PMP olarak sizlerle paylaşmak istiyorum.1 Mart 2014 tarihinde PMP sınavına Bakirköy Bilge Adamda   girmiş bulunmaktayım .

Bildiğim kadarıyla İstanbuldaki tek sınav merkezi(Yeri carousel in hemen karşısında  sizde benim gibi aramak durumunda kalmayın :) )Sınavla ilgili görüşlerimi ve tecrübelerimi ilerki yazılarda sizlerle detaylı olarak paylaşıyor olmayı planlıyorum .Bu yazımda Proje ve proje yönetimi nedir onunla bir girizgah yapmak istiyorum.

Benim amacım bu yazılarda genel anlamda PMI ın proje yönetim mantığını  sıkmadan sizlerle sohbet tadında bildiğim ve araştırdığım kadarıyla  paylaşıyor olmak.

Proje nedir  sorusunun cevabını PMBOOK dan aktarayım . (PMP nin rehber kitabı bir nevi Anayasası)

Proje  özgün  bir ürün,hizmet veya sonuç üretmek için  yürütülen  geçici bir girişimdir.Burada önemli olan kritik iki kelime vardır.Özgün ve Geçici  kelimeleridir.

Yürütülen  bir çalışmanın proje olabilmesi için Özgün olacak  yani en az bir noktada farklılık olacak önceki çalışmalardan   ve Geçici olacak yani bir bitiş tarihi olacak belirsiz bir zamana kadra yapılması düşünülmeyecek. Bir çalışmanın proje olarak değerlendirilmesi için bu iki şartı birlikte sağlaması gerekmektedir.

Peki Proje yönetimi nedir? diye bir soru gelebilir aklımıza ,bununda cevabını Referans kitabımıza göre verecek olursak bilgi ,beceri araç ve tekniklerin projenin gereksinimlerini yerine getirmek için proje aktivitelerine uygulanmasıdır diyebiliriz.

Proje yönetimi tanımından da anlaşılacağı üğzere bir süreçler silsilesi.
Hatta daha teknik bir ifade ile süreç gruplarından oluşur proje yönetimi .Peki bu süreç grupları nedir ?
Hemen söyleyelim:

1. Başlangıç
2. Planlama 
3. Yürütme
4. İzleme Ve Kontrol
5. Kapanış

Bu süreç gruplarıda kendi içerisinde 47  süreci barındırmaktadır.
Kısa bir video paylaşmak istiyorum sizinle proje yönetimi ile ilgi.Bu videoda bahsedilen  hususları ilerleyen yazılarımızda   inceliyor olucaz.
Herkese başarılar diliyorum .

Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi