Zaman Yönetiminde Aktivite Kaynaklarının Ve Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi

Zaman yönetiminde aktivitelerin  sıralanması tamamlandıktan sonra yapılması gereken ilk iş aktivite kaynaklarının tahminlemesi yapılmalıdır.Aktivite kaynakları tahminlemesi yapılmazsa ne mi olur?
Başınıza büyük belalar açabilir benden söylemesi :)

Proje yöneticisi olarak kaynak yetersizliği durumu ile karşılaşabilirsiniz,kaynaklarınız elinizden alınır ancak siz onların gereksinimini tahminlemediğiniz için  gerekliliğinnde tam olarak farkına varamazsınız.En basitinden kaynak yetersizliğinden  dolayı bile projeniz fail olabilir.Bu gibi durumlarla karşılaşmamak için  kaynak tahminlemesi yapılması gerekir.Kaynak planlaması ve kordinasyonunu yaptığınızda yaygın olarak karşılaşılan  bu tip sorunlarla karşılaşmazsınız.
Kaynak tahminlemesinde yapmanız gereken  şeylerden  bazıları şunlar olmalı:

• Projenizin  hangi kaynaklara  ihtiyacı olabileceğini tahminlemek
• Kaynakların mevcudiyetini kontrol etmek
• Potansiyel alternatif kaynakları  belirlemek
• iç kaynaklarla tamamlanmayacak olan aktivitelerin dış kaynaklarla   verimli şekilde tamamalanıp tamamlanamayacağını kontrol etmek
• benzer projelerdeki kaynak kullanımı ile ilgili   tarihsel kayıtları kontrol etmek 

Kaynakları tahminlediniz yapmanız gereken sıradaki  iş Aktivite sürelerini tahminlemek.

Aktivite  sürelerinin  tahminlenmesinde  yapılmaması gereken ancak ülkemizde en çok yapılan bir hatadan bahsetmek istiyorum .İngilizcesi padding olan öngörülenin üzerine örnek veriyorum %20,%30  ekleyerek tahminleme yapma. Ne olur ne olmaz payı :)

Bunu yapılması veya yapılmasına izin vermek tahminlemede  zayıf proje yönetiminin işaretidir.

Proje yöneticisi olarak bunun yapılmasına müsade etmemek gerekir o nedenle yapılan tahminlemeleri  iyi analiz etmelisiniz.

Tahminlemeyi proje yöneticisi yapmaz işi yapacak olan kişiler yapar.Peki proje yöneticisi ne yapar bu süreçte  rolü nedir?

• Takıma doğru tahminleme yapılabilmesi için gerekli olan bilgiyi sağlar
• padding yapılmasına iizn vermez
• Yedek gereken aktiviteleri belirleyip onlar için yedekleri formülüze eder
• Tahminleri gözden geçirmek için tahminlerin kaydedilmesini sağlar

Tahminlerde 4 tip yöntem kullanılır.
.Tek bir tahminleme yapılır:Detaylı zaman planlanması yapılmayacaksa
.Yukarıdan aşağı tahminleme:yönetim beklentisinintakım tarafından anlaşılması sağlanırız
.Parametrik tahminleme:Bir birim ölçülür oradan yola çıkılarak tahminleme yapılır

. 3 nokta tahminleme: En iyi senaryo, En kötü senaryo, en muhtemel senaryo zamanlarına göre tahminleme yapılır.


Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi

Proje Zaman Yönetimibde Aktivitelerin Tanımlanması Ve Sıralanması

Bir önceki yazımda proje yönetiminde zaman yönetimine bir başlangıç yapmıştık.

Proje zaman yönetimi bilgi alanında yer alan süreçlerdenAktivitelerin tanımlanmasını  birlikte ele alalım.

Aktivitelerin tanımlanmasında  proje teslimatlarını üretmek için yapılması  gereken  aktivitelerin belirlenmesi sürecidir.

WBS in oluşturulmasında teslimatları alt seviyede  iş paketlerine kadar ayrıştırıyordukBu süreçte ise  work package ları ayrıştırarak  aktiviteleri tespit ediyoruz.

WBS de  iş paketlerini oluşturmak  kapsam yönetiminin bir parçası iken iş paketleri aktivitelerini oluşturmak  zaman yönetiminin bir parçasıdır.

Aktiviteleri  belirlemek tahmin, çizelgeleme ,izleme ve kontrol için temel teşkil eder.

Aktivitelerin doğru şekilde tanımlanıyor olması  zamanın dogru planlanmasında ve yönetiminde oldukça önemlidir.

Aktivitelerin belirlenmemesi durumunda daha üst seviyede planlama yapılır.Proje işleri yapıldıkça  aktiviteler daha belirgin hale gelir ve planlama daha detaylandırılır.Bu tip planlamaya Yaklaşan dalga planlama denir.

Proje aktiviteleri tanımlandıktan sonra aktivitelerin sıralanması gerekmektedir.

Bu sürecin amacı  aktiviteler arasındaki mantıksal ilişkileri belirlemek ve   bu ilişkileri dokumante etmektir.

Özellikle işlerin  zaman çizelgelemesi yapılırken hangi işlerin hangi sıra ile yapılması gerektiği ve hangi işlerin  paralel yapılabileceği açısından oldukça önemlidir.

ilk ve son aktivite dışında her aktivitenin bir öncülü ve bir ardılı olmka zorundadır.

Network diagram aktiviteler arasındaki mantıksal ilişkiyi gösterir
Network diagrama zaman tahminlerinide yerleştirirseniz   critik yol ortaya çıkacaktır.


Aktiviteler sıralnırken aktiviteler arasında   3 tip ilişki olabilir zorunluluk açısından :

1. Hard logic zorunluluk:Bir iş bitirilmeden diğerine geçilmez.
2. Soft logic:İstege baglı zorunluluktur bir nevi
3. external :proje dışından gelen  zorunluluk

Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi

Proje Zaman Yönetiminde Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması

Zaman yönetimi öyle bir konu ki sadece proje yönetiminde değil hayatın  her alanında çok ama çok önemli.

Ben bu yazıma  dogrudan dogruya proje yönetiminde zaman yönetiminden bahsederek  başlamak istemiyorum .  

Nasıl mı başlıcam tabiki klasik zamanın tanımı  ile :)Nette biraz araştırdım zaman nedir diye işte çıkan bir kaç tanım :

• Bir eylemin içinde geçtiği, geçmekte olduğu ya da geçeceği süredir yani kısaca iki hareket arasındaki süre olarak tanımlayabiliriz. Görelilik ve kuantum varsayımlarına göre zaman ile uzay birbirleriyle doğrudan ilişkili ve bağlantılıdır.
• Zaman veya vakit, ölçülmüş veya ölçülebilen bir dönem, uzaysal boyutu olmayan bir kontinyum.Zaman kavramı, tarih boyunca felsefenin ilgi alanlarından biri olmasının yanı sıra matematik ve fizik çalışmalarının da önemli alanlarından biridir.

Einstein izafiyet teorisini  ortaya attığından bu yana, fizikçiler dünya üzerinde dört boyut bulunduğunu kabül ediyorlar. O zamana kadar bilinen ve kabül gören üç boyut olan uzunluk, yükseklik ve genişliğe ek olan diğer fiziksel boyut ise zaman olarak biliniyor.

Zaman hayatın ta kendisi aslında bana göre  onun yönetimide aslında hayatın yönetiminin tam odak noktası desek yanılmayız.Hal böyleyken tabikide Proje yönetimindede  durum farklı olmayacaktır.Siz istediğiniz kapsam, maliyet , kalite yönünden   müthiş iş çıkarın zamanında çıkarmazsanız geç kalırsanız  bir anlamı olmayabilir.

Şöyle bir örnek aklıma geldi tam yılbaşı  kutlaması   organizasyonu   yapan bir şirket olun ve bir şirketin bu organizasyonunu proje haline dönüştürün .Yemekler ,ortam, müzik,servis,kalite her şey ama her şeyi süper  hale getirin ama 31 aralık taraihine yetiştiremezseniz yani zaman yönetimini yapamazsanız  proje ne olur ? Tabiki Çöp

Bilmem anlatabiildim mi bu örnekle  zaman yönetiminin önemini projede  :) Devam edelim o halde.

Projenin hedeflenen zamanda  tamamlanabilmesi için proje yöneticisi ve ekibinin bilmesi gereken  temel konuların ele alındığı  proje yönetimi bilgi  alanıdır.

Zaman Yönetimi bilgi alanında ele alınan süreçler şunlardır:

1. Zaman Çizelgesi yönetiminin planlanması
2. Aktivitelerin tanımlanması
3. Aktivitelerin sıralanması
4. Aktivite kaynaklarının tahmin edilmesi
5. Aktivite sürelerinin tahmin edilmesi
6. zaman çizelgesinin  geliştirilmesi
7. zaman çizelgesinin kontrolü

Bu adımları ezbere bilmelisiniz sınava girerken  onu söyliyeyim Biliyorum ezber işi sıkıcı ama yapacak bir şey yok :(

Zaman Çizelgesi yönetiminin planlanmasında hangi çizelgeleme metodu kullanılacak hangi çizelgeleme aracı kullanılacak hangi tahminleme yöntemi kullanılacak ve zaman çizelgesi  temel çizgisine göre  nasıl yönetileceği gibi zamanyönetimi ile ilgili  yönetimsel  kararlar yer alır.

Diğer süreçleri bir sonraki yazımda devam ediyor olacağım.

Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi