Proje Ekibinin Oluşturulması Ve Geliştirilmesi

Proje paydaşlarını aşağıdaki şema çok güzel özetliyor.Bu şemadaki tüm paydaşlar önemli ancak aşağıdaki şemadada olduğu gibi proje ekibi projenin merkezindeki asıl lokomotif güç .Proje ekibi diyince temelde üç unsur var:

1.Proje yönetim ekibi

2.Proje yöneticisi

3.Diğer Proje TakımÜyeleri

Proje Paydaşları(IKG)

Proje ekibi bu işin merkezinde yer alıyorken ekibin oluşturulmasında doğal olarak çok önem arz ediyor.Yürütme süreçlerinin  başlangıcından itibaren projede çalışacak  kişilerin iş tanımları kesinleşip bu bilgi proje ekibine  duyurulur.
Proej ekibi oluşturulurken  kullanılan yöntemlşer şunlardır:

• Ön atama 
• Görüşme ve müzakere 
• Dışardan tedarik
• Sanal ekipler
• Çoklu kriter karar analizi kullanılıyor

Proje ekibinin projenin gereksinimlerine uygun şekilde oluşturulması  projenin başarısı adına çok büyük önem araz etmektedir.Yanlış seçimlerle oluşturulmuş ekip projenin başarısızlıkla sonuçlanmasına sebep olabilmektedir.

Çeşitli nedenlerden dolayı proje ekibi herzaman işinde uzman üyelerden oluşturulamayabiliyor bu durumda proje yöneticisi yeterlilik noktasında eksiklikleri olan ekip üyelerinden istifade edilmemesine göz mü yumup  hiç bir şey yapmamalı mı? Tabiki hayır.

Bu arada bir diğer konu başlığı gündeme geliyor nedir o proje ekibinin geliştirilmesi .

Proje ekibiin geliştirilmesi ,proje performansını artırmak amacıyla yetkinliklerin ,ekip üyesi etkileşiminin ve genel ekip ortamının  iyileştirilmesi sürecidir.Bu sürecin ana faydası iyileştirilmiş  ekip çalışması,artırılmış kişi becerileri ve yetkinlikleri,motive edilmiş çalışanlar,azaltılmış personel işten ayrılma oranı ,genel proje performansının iyileştirilmesine yol  açmasıdır.(PMBOOK) Proje ekibinin geliştirilmesi için gerekiyorsa  eğitimler düzenlenmesi,bir arada çalışma ortamları oluşturulması ,takdir ve ödül sistemi kurulmaı oldukça faydalı olacaktır.

Proje yöneticisi ,ekipten yüksek performans elde etmek ve proje  hedeflerine ulaşılmasına istiyorsa proje ekibini tanımlama ,oluşturma ,sürdürme ,motive etme ,yönetme ve  ekip üyelerine ilham verme becerisine sahip olmalı  veya kazanmalıdır.

Proje ekibin geliştirilmesine ilişkinPMI trafından dikkate alınan  ortaya konmuş bazı teoriler  vardır.Bu teoriler sınavda çıkabiliyor bunların detaylarını bilmenizde fayda var.Bunlardan kısaca bahsetmek gerekirse

1.Maslow Hiyerarşisi

Maslow Hiyerarşisi(www.yasarerkan.com)

• Kendini gerçekleştirme
• Saygı Statü
• Ait Olma
• Güvenlik
• Temel Fizyolojik

2.Mcgregor Teorisi

• X teorisi:Ortalama insanların tembel olduklarını ve çalışmayı sevmediklerini kabul eder.
• Y teorisi:İnsanların kendilerini işlerine adadadıklarını ve işi sevdiklerini yaklaşımını kabul eder.

3.Hijyen teorisi

• Hijyen faktörler:Yokluğu sorundur.Çalışan memnuniyetsinliğini önleyen faktörlerdir.(Maaş,sosyal yardım,çalışma koşulları)
• Motivatörler:Varlığı motive edici(Gelişim imkanları,Takdir edilme  vb)

4.Tuckman Teorisi

• Oluşum
• Karmaşa
• Düzenleme 
• Performans
• Çözülme

Yaşar ERKAN(PMP)

Endüstri Mühendisi

Proje Yönetiminde İletişim Yönetimi Ve Önemi

Wikipedia ya göre  İletişim, iletilen bilginin hem gönderici hem de alıcı tarafından anlaşıldığı ortamda bilginin bir göndericiden bir alıcıya aktarılma sürecidir.

Peki Etkin iletişim nedir ?

Etkin iletişim ,bilginin doğru biçimde doğru zamanda ,doğru kişilere ve doğru etkiyi yaratarak sağlanması demektir.Etkin iletişimde sadece ihtiyaç duyulan bilgi sağlanır.













Proje yönetiminde projenin başarısı hususunda  proje yöneticisinin  etkin iletişimi çok önemli bir faktördür.

Bu anlamda proje yöneticileri zamanlarının büyük bir bölümünü   ekip üyeleriyle gerek organizasyon içi gerek organizasyon dışı paydaşlarla iletişim kurmaya ayırmak durumundadırlar.

Proje yöneticisinin iletişim yönünden güçlü özellikle sahip olmalı.İlk aklıma gelen özellikler:

• Aktif ve etkin dinleyebilmeli
• Dogru sorular sorabilmeyi bilmeli
• Özetleme ve toparlamayı yapabilmeli
• Müzakere tekniklerini bilmeli

Proje iletişim yönetimi,proje bilgilerinin  zamanında ve uygun şekilde planlanması ,toplanması ,üretilmesi ,dağıtılması,saklanması ,erişilmesi yönetilmesi ,kontrol edilmesi  ,izlenmesi  ve nihai olarak tanzim edilmesi sürecidir.

Proje iletişim yönetimi süreci  kendi içinde 3 alt süreci barındırır:

1. İletişim Yönetim planlanması
2. İletişim Yönetilmesi
3. İletişim Kontrolü

İletişim Yönetim planlanması:Proje iletişim planını  ve yaklaşımını  geliştirme sürecidir.Bu sürecin ana faydası paydaşlara en etkili ve verimli şekilde iletişim kurma yaklaşımını belirlenmesi ve belgelenmesidir.
Proje iletişiminin planlanması projenin nihai  başarısı için  önemlidir.
iletişimin planlanması yetersiz olması durumunda mesajın geç iletilmesi,bilginin yanlış hedef kitleyle  paylaşılması yada mesajın yanlış anlaşılması yada yorumlanması gibi sorunlara neden olabilir.

İletişim Yönetilmesi:Bilginin oluşturulması,toplanması,dağıtılması,saklanması  sürecidir

İletişim Kontrolü:Proje yaşam döngüsü süresince iletişimi izleme ve kontrol etme sürecidir


Proje bilgilerinin  etkin iletişiminin sağlanması için kullanılabilcek metodlar şunlardır:

• İnteraktif iletişim:Çok yönlü bir bilgi alışverişi gerçekleştirilir.
• itme iletişimi:Bilgi,onu  edinmesi gereken belirli alıcılara gönderilir.Mektup,email,rapor,sesli posta vb
• Çekme iletişimi:Çok büyük boyutlu bilgiler  büyük boyutlu kitleler için  alıcıların  kendi takdirlerine bağlı olarak  erişmelerini gerektirir.Örnek intranet  siteleri,e-ögrenme vb

Burada sınava yönelik bir hatırlatma yapmak istiyırum .Bu metodlardan soru gelebiliyor bilginize sunulur.

Sınav demişken sınavda gelen bir diğer husustan daha bahsetmek istiyorum oda iletişim kanallarıın hesaplanması.Bunun içinde şu formülü kullanıyorsunuz

n*(n-1)/2

n:Paydaş sayısı

Yaşar ERKAN(PMP)

Endüstri Mühendisi

Proje Yönetiminde RACI Matrisi (Sorumlukuk Atama Matrisi )

Bu yazımda proje yönetiminde insak kaynakları yönetiminden bahsetmek istiyorum .Proje yöneticisi maliyetleri ,kapsamı, kaliteyi yönetmek le  sorumlu olduğu gibi  aynı zamnda insan kaynakları yönetimide yapmak la sorumludur.

Peki bunu nasıl yapacak ilk olarak insan kaynakları yönetim planı oluşturmalı tabiki de.İnsan kaynakları yönetim planının hazırlanması sürecinde  rollerin ,sorumlulukların ,gerekli becerilerin  ve raporlama ilişkileri belirlenip ,belgelenmesi sürecini içerir.

İnsan kaynakları planlaması yapılırken kullanılan yardımcı arçlar  organizasyon şeması ve rol tanımlarıdır.

Proje yöneticisi proje ile ilişkili kişilerin  sorumluluklarını sorumluluk atama matrisi ile mutlaka belirlemelidir.

sorumluluk atama matrisinin bir diğer adı RACI matrisidir.RACI matrisi matriste kullanılan değişkenlerin ingilizce  karşılıklarının baş harflerinden gelmektedir.

‒ (R) Responsible (yetkili) – İşi yapar - Sorumlu, bir işi yapılmasından sorumlu kişi veya kişileri kapsar.
‒ (A) Accountable  (Hesap verir) – Ana sorumlu -Yükümlü, her görev için bir kişi yükümlü olabilir.
‒ (C) Consulted (Danışılan) – Girdi sağlar-Danışılan, danışılan ve fikirlerine başvurulan kişileri tanımlar.   
‒  (I) Informed (Bilgilendirilen) – Bilgi Akış- Bilgilendirilen, ilerleme hakkındaki bilgisi güncellenen kişileri kapsar.

Kullandığım bazı kavramları açıklama ihtiyacı duydum aslında

Rol:Projeye atanan kişinin fonksiyonudur.Örneğin analist.

Yetki:Karar verme ,onay,teslimat kabulu vb haklar

Sorumluluk:Atanan işler doğrultusunda proje ekip üyesinin başarması beklenilenlerin tamamı

Yeterlilik:Atanan işlerin proje kısıtlarına göre başarıyla  tamamlanması için gereken  yetenek ve kapasite

İnsank kaynakları yönetiminin en önemli çıktısı insan kaynakları yönetim planıdır .Bu planda  proje boyunca insan kaynağı ihtiyaçları nasıl yönetilecek ,hangi kaynaklara ihtiyaç olacak, ne tür insan kaynaklarına hangi yöntemlerle karşılanacak ve bunların eğitim planlaması  belirlenmelidir.

Yaşar ERKAN(PMP)

Endüstri Mühendisi

Proje Yönetiminde Risk Yönetiminde Olasılık Etki Matrisi ve Risk Yanıtlama Stratejileri

Geçen yazımda Duyarlılık Analizi ve Beklenen Parasel Değer analizinin ne olduğundan ve  nasıl yapılacağından bahsetmiştim genel olarak.

Bu yazımda ise yine Proje yönetiminin risk yönetiminin bir diğer konusu olan Olasılık etki matrisinden ve olumsuz risklere karşı izlenebilecek stratejilerden bahsediyor olucam .


Olasılık Etki Matrisi kısaca  proje risklerinin gerçekleşme olasılıkları ile gerçekleşme durumundaki  etkileri göz önünde bulundurularak  yapılan bir derecelendirme matrisidir.

Yani her bir risk gerçekleşme olasılığına ve gerçekleşirse hedef üzerindeki etkisine göre  derecelendirilir.

Her bir riskin önemi ve önceliği bu olasılık etki matrisi ile  yapılmalıdır.

Organizasyonlarda risk  derecelendirme kuralları  proje başlamadan  önce belirlenir  ve bu kurallar organizasyonel süreç varlıklarında yerini alır.Risk derecelendirme kuralları  risk yönetiminin planlanması sürecinde eldeki projeyle uyumlu hae getirilir.

Olasılık etki matrisinde risk skoru risk yanıtlarının belirlenmesine yardımcı olur.

Yüksek risk skoruna sahip bir sahip risk için öncelikli olarak agresif risk yanıtları oluşturulmalıdır.

Peki olumsuz risklere karşı nasıl risk yanıtlama stratejileri  geliştirebiliriz.

1.Kaçınma:Proje ekibinin riskin ortadan kaldırılması için yanıt oluşturulmasıdır.Örnegin bir risk dolaysııyla proje zamanı geçikme olasılığı yüksekse proje ekibi proje zamanını bu riski göz önünde  bulundurarak proje zamanını uzatır ve bu riski ortadan kaldırmış olur.

2.Devir:Riskin kısmen veya  tamamen  üçüncü bir tarafa devri.Riskin devredilmesi riski ortadan kaldırmaz sadece riskin yönetilmesi sorumluluğunu  başka bir tarafa verir.Örnek olarak siğorta ve teminat mektupları verilebilir.

3.Azaltma:Riskin gerçekleşme olasılığını ve etkisini azaltma ya yönelik izlenen stratejidir.
Örneğin daha fazla test yapmak  veya daha başarılı istikrarlı tedarikçi ile anlaşma yapmak.

4.Kabul etme:Riski baştan kabul etme ve risk yanıtı oluşturmama durumudur.En yaygın kabul stratejisi ,riskle başa çıkmaya yönelik zaman ,para yada kaynak tutarları içeren  beklenmedik  durum yedekleri oluşturmaktır.

Bunlardan biri mutlak olarak diğerine göre kesin olarak daha iyidir diye bir şey yoktur duruma  şartlara göre  bu stratejilerin başarı  oranı değişir.

Saygılarımla

Yaşar ERKAN(PMP)
Endüstri Mühendisi

Duyarlılık Analizi Ve Beklenen Parasal Değer Analizi Nasıl Yapılır ?

Bu  yazımda Proje risk yönetiminde niceliksel risk analiz metodlarından Duyarlılık analizinden ve Beklenen parasal değer analizinden (Expected Monetary Value (EMV)) bahsediyor olucam .

Duyarlılık Analizi:

Duyarlılık analizi  en çok hangi risklerin projeyi  potansiyel olarak  olumlu yada olumsuz etkileyebileceğinin belirlenmesine yardımcı olması amacıyla yapılır.

Proje hedeflerindeki değişkenlerin  farklı belirsizliklerde bulunan  değişkenlerle  nasıl bir bağlantısı  olduğunun anlaşılmasına katkıda bulunur.

Duyarlılık analizinin  en yaygın kullanım şekillerinden biri ,yüksek derecede  belirsizliği olan değişkenlerin  daha kararlı olan  değişkenlere göre   etkisini ve önemini kıyaslamak  açısından yararlı olan  tornaddo şemasıdır.

Tornado şeması değişkenlerin önemi ve etkileri karşılaştırmak amacıyla kullanılan özel bir çubuk grafiktir.Bu grafikte mevcut değişkenin  olumlu ve olumsuz etkileri aynı satırda gösterilir.

Grafiğin y  ekseninde herbir  belirsizliği ,x ekseninde ise   incelenecek çıktıya ilişkin herbir belirsizliğin ölçüsü ifade edilir.

Beklenen Parasal Değer Analizi(EMV):

Beklenen parasal değer analizi belirsizlik durumunda yapılacak olan istatiksel bir analiz yöntemidir.

Bu analiz yöntemi bir proje için  beklenen parasal  değer , muhtemel  her sonucun değeri gerçekleşme olasıgıyla çarpılır ve çarpımlar toplanarak hesaplama yapılır .Sonuçta en büyük  parasal değeri veren senaryo tercih edilir.

Bu hesaplama yapılırken karar ağacı şeması kullanılır.

Aşağıdaki örnekde  mevcut inşaat genişletilerek güncellememi yapılmalı yoksa yeniden inşa yolunamı gidilmelinin  karar ağacı şeması üzerinden EMV lerin hesaplanarak  bir sonuca ulaşılması anlatılmıştır.

Örneğin sonucunda Güncelleme nin EMV değeri 46 Milyon $ Yeniden inşa etmenin ise EMV si 36 Milyon $ çıkmış ve sonuç olarak Güncelleme  seçilmiştir.

Yaşar ERKAN(PMP)

Endüstri Mühendisi