SOME ADVICE  FOR  NEW PROJECT MANAGERS

In this small article, I want to share some tips for new Project managers. I acknowledge they would not be enough for your whole Project manager's career but you can use them as a tool for workplace difficulties.

• First of all, encourage open communication with your colleagues, your team members, and your supervisors. Clear communication is key to resolving workplace difficulties and problems. 

 

• If you are facing some challenges and problems,   don't hesitate to express your concerns and seek assistance. You don't need to be a superhero and you should not try to solve all problems on your own

 

• Actively seek feedback on your performance. Constructive criticism can provide worthwhile insight into your area where improvement is needed.

 

• Never try to hide the problems and issues that will affect project targets from your supervisors and stakeholders. Maybe you will feel comfortable at first but then it will be worse. Good communication solves many problems that's what makes it so incredible.

 

• Never blame your team members near the stakeholders or supervisors. If they make mistakes you need to solve the problem on your own with them.

 

• Build relationships with stakeholders and especially your team. Organize some organizations that improve relationships with team members each other.

Yasar Erkan 

The Crucial Role of Time Management in Project Management

In the dynamic landscape of project management, effective time management stands as a linchpin for success. Time is a finite resource, and how it is allocated, utilized, and monitored can make or break a project. This article delves into the pivotal role of time management in project management, elucidating its significance and impact on overall project outcomes.

Resource Optimization:

Time management in project management is synonymous with resource optimization. Every project involves a myriad of resources, including human capital, finances, and equipment. Efficient allocation of time ensures that these resources are utilized judiciously, preventing bottlenecks and unnecessary delays. This not only enhances productivity but also safeguards against budget overruns.

Project Planning and Scheduling:

Time management is the bedrock of project planning and scheduling. A well-crafted schedule is a roadmap that guides the project team through various phases, tasks, and milestones. By establishing realistic timelines for each component of the project, managers can mitigate risks and uncertainties, providing a clear direction for the team.

Risk Mitigation:

Time management plays a pivotal role in risk mitigation. Timely identification of potential risks and proactive measures to address them can prevent project delays and disruptions. By allocating time for risk assessment and contingency planning, project managers can navigate unforeseen challenges without compromising the project's timeline.

Client Satisfaction:

Meeting deadlines is often a key factor in client satisfaction. Effective time management ensures that deliverables are completed on time, fostering trust and confidence with clients. It also provides a buffer for unforeseen circumstances, enabling the project team to deliver high-quality results without compromising on deadlines.

Team Productivity and Morale:

Clear time management contributes to enhanced team productivity and morale. When team members have a well-defined schedule and realistic timelines, it fosters a sense of accountability and reduces stress. A motivated and organized team is more likely to meet project milestones and overcome challenges collaboratively.

Effective Communication:

Time management facilitates effective communication within the project team. Regular updates on progress, potential delays, and adjustments to timelines enable everyone to stay informed. This transparency promotes a collaborative environment and allows for timely interventions when needed.

Continuous Improvement:

Time management is an iterative process that allows for continuous improvement. Through regular monitoring and evaluation of timelines, project managers can identify areas for enhancement. This continuous feedback loop enables teams to adapt, learn from experiences, and optimize their approach for future projects.

Conclusion:

In the realm of project management, time is not merely a measure; it is a valuable currency that, when managed effectively, yields successful outcomes. The importance of time management cannot be overstated—it underpins resource optimization, facilitates effective planning, mitigates risks, and enhances team dynamics. As projects become increasingly complex, the ability to master time management is a skill that distinguishes successful project managers. In essence, time management is not just a project management tool; it is the heartbeat of project success.

Proje Yoneticisi olmak ile Fonksiyonel yonetici olmak arasindaki farklar

Proje yoneticisi , projelerinde basariyi sadece dogru tool lari ve teknikleri kullanarak basariyi yakalayabilir  mi?

Bu soru akliniza ilk geldiginde veya birisi tarafindan size yoneltiginde  cevabinizin evet olmasi gayet dogal gelebilir .Cunku  gayet analtik  ve teknik bir is yapiliyor, surecleri  gayet ciddi  kurumlarca belirlenmis ,gayet modern yazilimlarla desteklenmis  bir surecten bahsediyoruz.

Ancak cevap maalesef kocaman bir HAYIR ....

Bunlar size sadece ekibinizi dogru sekilde yonetebilmeniz karsilastiginiz problemleri dogru sekilde cozebilmeniz  ve potansiyel riskleri azaltabilmeniz icin gerekli zamani size kazandirabilir daha fazlasi kesinlikle degildir.

Belkide proje yonetimindeki bir cok insanin dustugu en onemli yanildi iste tamda bu noktada basliyor.Tool lara ve tekniklere gereginden fazla onem vererek asil odaklanmalari gereken hususlari kacirmalarindan .

Proje ekibini yonetmek gercekten fonksiyonel yoneticilik yapmaktan gercek anlamda  farkli bir profosyenellik gerektiren bir alandir.

Soyleki;

• Fonksiyonel yoneticiyken sadece kendi takiminizi yonetirsiniz
• Proje yoneticisiyken  bir cok ekipten gelen  farkli kisileri  projeniz  suresince yonetirsiniz
• Fonksiyonel yoneticiyseniz ekibiniz islerinin sonuclarini sadece size raporlar
• Proje yoneticisiyseniz ekibiniz sadece projedeki islerini size raporlar 
• Fonksiyonel yoneticiyseniz ekibinizdeki kisilerin  is onceliklerini yonetibilirsiniz ekip elemanlariniz bu anlamda bir kafa karisikligi yasamaz
• Proje yoneticisiyseniz  ve ekibizdeki kisiler %100 dedike olarak projenizde calismiyorlarsa onceliklerini tam anlamiyla yonetemeyebilirsiniz, oncelikler konusunda buyuk sikintilar yasayabilirsiniz ,ekibinizdeki kisiler bu anlamda ciddi kafa karisikliklari yasayabilir
• Fonksiyonel yoneticilik yaparken ekibinizdeki kisiler birbirleriyle daha uzun zamandir calistiklarindan kendi iclerinde sorun yasama  riskleri genel anlamda daha azdir ve bir takim seklinde calismak icin  gerekli zamani daha kisa surede yakalayabilirler
• Proje yoneticisiyseniz farkli ekiplerden gelen insanlarla bir ekip olusturmak durumunda kalacaginiz icin bu insanlarin  bir takim ortamini yakalamalari  daha zorlu bir surecin sonunda olmasina  hazirlikli olmalisiniz.Burada ciddi zorluklarla karsilasabilirsiniz.
• Fonksiyonel yoneticiyseniz zaman baskisiyla karsilasilan islerle karsilasma  ihtimaliniz  nispeten daha azdir buda  ekibinizdeki ve sureclerdeki sorunlari cozmek icin daha fazla zamana sahip olmaniz anlamina gelir 
• Proje yoneticisiyseniz  herzaman zaman baskisi altindasinizdir bu zaman baskisindan oturu  projenizdeki herseye ama herseye cok hakim olmak zorundasinizdir yoksa bir bakmissiniz projeniz elinizden kayip gitmis.

Sanirim bu yazdiklarim bile fonksyonel yoneticilikle proje yoneticiliginin   farkli profosyonel yaklasim gerektirdigini ortaya koymustur.

Yasar ERKAN 

PMP, PSM1

Endustri Muhendisi

Proje Paydaslarinin Belirlenmesi Ve Onemi

Proje Paydaslarinin Belirlenmesi Ve Onemi

Proje Paydaslarinin dogru sekilde belirlenmesi  projenin basarili sekilde sonuclanmasi acisindan cok onemlidir.Oyleki proje tanimlanmasi icin gereken 5 dokumandan biriside Proje Paydas (stakeholder) listesidir.


Projenin basarisinda   paydaslarin  dogru tespiti ve yonetimi hayati oneme sahiptir.Nedenmi bu denli onemlidir  ?

Soyle aciklayayim:


Siz bir proje yapiyorsunuz  ve  en basit anlamda tum projelerin mutlaka bir amaci olur yani bir amaca binaen yapilir.Bu amac gerceklestikden sonrada  proje sonucunda olusacak fayda ile   bir sorunun cozulmesi ve/veya bir surecin gelistirilmasi beklenir.Iste proje paydaslari dogru tespit edilmezse projenin kapsami ve amaci eksik ve yanlis belirlenir ve daha projenin basindan  istenen faydanin elde edilmesi neredeyse imkansiz bir  hal alir.

Soyle basit bir ornek dusunun ,  seyahat  edecek bir gemi dusunun   seyahat rotasi yanlisliklarla veya eksikliklerle dolu seyahata  katilanlarin memnuniyet orani ne olur sizce?

Sanirim proje paydas listesinin belirlenmesinin onemi daha iyi anlasilmistir.

Peki paydas listesini nasil oluturacagiz bunu olustururken nasil bir yol izleyecegiz.


Projenin olasi tum paydaslarinin belirlenmesi icin  proje yoneticisi olarak   oncelikle sizin  kapsamli bir calisma ve degerlendirme  yapamniz gerekiyor.Ayrica proje sponsoru ile degerlendirmelerde bulunmali onun  bu anlamda destegini almaktan imtina etmemelisiniz.
Olasi tum paydaslari belirledikten sonra  cok onemli bir husus olan proje paydaslarini kategorize etmeniz gerekmektedir.
Bunu yaparkende 4 temel  kategoride siniflandirma yapmaniz gerekmektedir.

1. Karar vericiler
2. Dogrudan etkileyiciler 
3. Endirekt etkileyiciler  
4. Gozlemciler

Paydas Yonetimi =Stakeholders Management

Karar vericiler  kaynak saglayanlar veya  problemleri cozenler(Manage Closely)

Dogrudan etkileyiciler, projeye dogrudan girdi saglayanlar(Keep informed)

Endirekt etkileyiciler ,projeye sinirli olcude katki saglayanlar (Keep Satisfied)

Gozlemciler ise projeye belirlenen dogrudan yada dolayli etkisi  olma ihtimali olan paydaslari iceriyor.(Monitor=Minumum Efort)

Paydas Etki Matrisi(Stakeholders Influence Matrix)

Yasar ERKAN

PMP PSM1

Endustri Muhendisi

Poje Tanimlama Surecinde Anahtar Liderlik Aksiyonlari

Poje Tanimlama Surecinde Anahtar Liderlik Aksiyonlari

Merhaba ,
Bu yazimda proje tanimlama surecinde proje yoneticinin almasi gereken kritik  aksiyonlar hakkinda  notlarimi sizlerle paylamak istiyorum:

• Proje Paydaslari:

1. Paydaslarin  gereksinimleri ve  beklentilerini dogrulanmasi
2. Gereksinimlerin onaylanmasi
3. Projenin amacini ve kapsaminin berraklastirilmasi ,netlestirilmesi
4. Yetkilendime ve hesap verilebililir bir ortam olusturulmasi
5. Projenin bitis zamaninin  onaylanmasi
6. Projenin kisitlamalarinin  belirlenmesi ve onaylanmasi

• Proje Tasklari

1. Key paydaslarin belirlenmesi  ve onaylanmasi
2. Proje teslim unsurlarinin belirlenmesi
3. projenin faydalarinin belirlenmesi
4. Proje stratejisinin ve yaklasiminin netlestirilmesi
5. Proje butcesinin olusturulmasi

• Proje  Takimi

1. Proje takimini proje tanimina dahil edilmesi
2. Duzenli proje toplantilari duzenlenmesi
3. Projenin hedeflerininin netlestirilmesi
4. Fikir ve oneri olusturulmasi ve pasylasilmasi konusunda  cesaretlendirme
5. Takimin goruslerinin dinlenmesi
6. Takimin karar alma surecine dahil edilmesi

• Takim elemanlari

1. Ozel egitim  gereksinimlerini belirlenmesi ve ayarlanmasi
2. Takim elemanlari ile bire bir goruslmeler duzenlenmesi
3. Projeye katki saglamalari konusunda tesvik edilmeleri
4. Motivasyonlarinin pekistirilmesi
5. Kisisel  bakis acilarinin anlasilmasi
6. Yeteneklerini ve deneyimlerini  gozden gecirilmesi
7. Promlerine onem  verilmesi ve en kisa  surede cozum uretilmeye calisilmasi

Yasar ERKAN 

PMP, PSM1

Endustri Muhendisi

Proje Yonetiminde paydaslarin(Stakeholders) Yonetimi

PAYDAS YONETIMI(MANAGING STAKEHOLDER)

Bu yazimda  projelerin  basarisinda kritik oneme  sahip olan paydas yonetiminden bahsetmek istiyorum.

Proje yoneticisi olarak paydas yonetimine gereken onemi vermez veya burada basarili bir yonetim sergileyemezseniz projelerinizin basarili sekilde finelize olmasini saglamaniz mucizelere kalacagindan emin olabilirisiniz.Sonucta proje sonucunda  ciktilari kullanacak olanlar projenizde yer alacak olana stakeholderlar olacak ve onlarin memnuniyeti bu anlamda cok ama cok onemli.

Peki  proje yoneticisinin Paydas yonetiminde (Managing Stakeholder) dikkat etmesi gereken  hususlari izlemesi gereken adimlari  siralayacak olursak:

Tum potansiyel paydaslari  belirlenmesi

• Key paydaslari belirlenmesi
• Ic ve dis paydaslarin belirlenmesi ve gruplanmasi
• Paydaslarin herbirinin bilgilendirilme seviyesinin tespit edilmesi
• Bilgilerin paydaslardan toplanma yonteminin  belirlenmesi
• Bilgilerin paydaslardan toplanmasi

1. Paydaslarin herbirinin projedeki ilgi seviyesinin tespit edilmesi
2. Nicin ve neden ilgilendirildiginin tespit edilmesi
3. Onlarin projeden ne elde etmeyi beklediklerinin tespit edilmesi
4. Projenin paydaslari  hangi seviyede  ve ne sekilde etkileyeceginin tespit edilmesi
5. Paydaslarin kuvvetli ve zayif noktalarinin tespit edilmesi
6. Gizli ajanladaliri vermi varsa tespit edilmesi
7. Onceki projelerdeki   projeye katkilarinin ve yaklasimlarinin incelenmesi.Sikinti olusturan yaklasimlar tespit edilirse  gerekli olmasi durumunda sponsor seviyesinde gerekli bilgilendirmelerin yapilmasi

Paydas listesi hazirlandiktan sonra :

• Key  paydaslarin yonetimini proje yoneticisinin kendisine atamasi
• Diger paydaslarin yonetimini  takim elemanlarina  atamasinin yapilmasi
• Paydas listesini belli periyotlarla  incelemeli ve  guncel tutulmasinin saglanmasi
• Paydaslarla duzenli toplantilar yapilarak onlarin ihtiyaclarindaki degisim anlasilmali
• Onlari ilerlemelerden duzenli olarak  haberdar edilmeli
• Onlarin yeteneklerinden ve tecrubelerinden projede istifade etmek hedeflenmeli

Yasar ERKAN

PMP, PSM1

Endustri Muhendisi

Proje Yöneticisinin görev ve sorumlulukları Video