Projelerin Fazlara Bölünmesi Süreci Ve Nedenleri

Tüm projelerin başlangıçta belirsizlikleri ve riskleri yüksek  başarı olasılıkları düşüktür.Süreç ilerledikçe  belirsizlikler ve riskler azalıp başarı şansı yükselir. Özellikle büyük ölçekli projelerde başta söylemiş olduğumuz belirsizlikler ve riskler daha yoğun olmaktadır. İşte tam bu aşamada projelerin fazlara ayrıştırılması  süreci bir çözüm olarak karşımıza çıkıyor.

Projeleri fazlara ayrıştırdığımızda projenin

• tahminlemesi
• sorumlularını ataması
• yürütülmesi ve kontrolü
• risklerin yönetimi
• takibi

kolaylaşmaktadır.

Projeleri mantıksal açıdan  doğru şekilde fazlara bölündüğünde  çok ciddi manada yönetilmesi açısından proje yöneticisinin  işini kolaylaştırmış olmakla birlikte projenin genel başarı şansıda artırılmış olunuyor.

Projeler aşamalara bölündüğünde her bir aşamanın sonunda  mutlaka bir teslimat söz konusu olur ve olmalıdır. Ayrıca siz(proje yöneticisi olarak) bir sonraki aşamaya kafanıza göre geçmemelisiniz ve geçemezsiniz  onay /izin süreçlerini tamamlamış olmalısınız.

Yukarıda belirttiğim gibi projeler fazlara ayrıştırılırken  işin genel mantığından bağımsız olarak rasgele projeyi fazlara ayrıştırmamalısınız. Fazlar bazen sıralı şekilde  başlamak zorunda olurken bazen de iç içe geçmiş şekilde  başlatılabilir .

Bu anlamda fazlar arasındaki ilişkileri temelde 3 başlık altında inceleyebiliriz.

• Sıralama ilişkisi (Sequential): Birinci faz tamamlanmadan ikinci faz başlayamaz. Bu yaklaşım daha çok belirsizliklerin çok fazla olduğu ve ikinci fazın başlangıcı için birinci fazın çıktılarına ihtiyacın olduğu durumlarda kullanılır. Bu  yaklaşım belirsizlikleri azaltırken süreyi  uzatır bunu gözden kaçırmamak gerekir.
• İç içe geçme ilişkisi(Overlapping):Bir faz kendinden önceki faz tamamlanmadan başlaması durumudur. Süre kısalır ancak risk artar .Hız riskleri getirir doğası gereği unutmamak gerekir.
• Tekrarlama İlişkisi(İterative):Sadece bir aşama planlanır ilerleyen fazın planlanması devam eden fazın ilerlemesine ve teslimatına bağlı olarak yapılır. Belirsizliğin ve değişkenliğin çok yoğun olduğu durumlarda bu yöntem kullanılmalıdır.

Bu yöntemlerin hangisinin uygulanması gerektiği projenin niteliğine ve özelliklerine göre değişir. Her biri farklı projelerde doğru yöntem olarak kullanılabilir.Bunun için asıl olan bunları hangi durumda  kullanılacağını bilmektir.

Yaşar ERKAN(PMP)

Endüstri Mühendisi